Νομικό κείμενο

Όροι Επεξεργασίας Δεδομένων

Τελευταία ενημέρωση: 3 Σεπτεμβρίου 2026

1. Ορισμοί

Πελάτης	Η επιχείρηση που έχει λογαριασμό στη Lexis AI.
Καλών	Το φυσικό πρόσωπο που τηλεφωνεί στην επιχείρηση ή που καλεί η επιχείρηση.
Υπεύθυνος επεξεργασίας	Όποιος αποφασίζει γιατί και πώς γίνεται η επεξεργασία.
Εκτελών την επεξεργασία	Όποιος επεξεργάζεται δεδομένα κατ' εντολή του υπευθύνου.
Υποεπεξεργαστής	Τρίτος πάροχος που χρησιμοποιούμε για να λειτουργήσει η υπηρεσία.

2. Ρόλοι: ποιος είναι τι

Ο ρόλος δεν είναι ο ίδιος για όλα τα δεδομένα. Παρακάτω αναλυτικά, ανά κατηγορία:

Κατηγορία	Υπεύθυνος επεξεργασίας	Εκτελών
Περιεχόμενο κλήσεων (συνομιλία, μεταγραφή, περίληψη, αριθμός καλούντος)	Ο Πελάτης	Lexis AI
Στοιχεία επικοινωνίας που αφήνει ο καλών (αιτήματα επανάκλησης)	Ο Πελάτης	Lexis AI
Στοιχεία λογαριασμού και χρηστών του πίνακα ελέγχου	Lexis AI	-
Δεδομένα χρέωσης και πληρωμών	Lexis AI	-
Τεχνικά αρχεία καταγραφής, ασφάλεια, πρόληψη κατάχρησης	Lexis AI	-

Πρακτικά: για τις κλήσεις των πελατών σου, αποφασίζεις εσύ. Εμείς τις επεξεργαζόμαστε επειδή μας το ζητάς, στο πλαίσιο της υπηρεσίας, και για κανέναν άλλο σκοπό. Δεν χρησιμοποιούμε το περιεχόμενο των κλήσεών σου για να εκπαιδεύσουμε μοντέλα, δεν το διαθέτουμε σε τρίτους για διαφήμιση και δεν το πουλάμε. Ποτέ.

3. Αντικείμενο, διάρκεια και σκοπός

Αντικείμενο	Παροχή τηλεφωνικής εξυπηρέτησης με τεχνητή νοημοσύνη: απάντηση εισερχομένων, πραγματοποίηση εξερχομένων, μεταγραφή και σύνοψη συνομιλιών, καταγραφή αιτημάτων, προώθηση σε άνθρωπο, χρέωση της χρήσης.
Διάρκεια	Όσο διαρκεί ο λογαριασμός, και κατόπιν όπως ορίζει η ενότητα 9.
Φύση	Συλλογή, καταγραφή, μεταγραφή σε κείμενο, ανάλυση, αποθήκευση, εμφάνιση στον πίνακα ελέγχου, διαβίβαση σε υποεπεξεργαστές, διαγραφή κατ' εντολή σου.
Οδηγίες	Επεξεργαζόμαστε αποκλειστικά βάσει των τεκμηριωμένων οδηγιών σου, όπως αυτές εκφράζονται μέσα από τη χρήση της υπηρεσίας και τις ρυθμίσεις σου.

4. Κατηγορίες υποκειμένων και δεδομένων

Υποκείμενα: καλούντες και καλούμενοι, εκπρόσωποι και υπάλληλοι του Πελάτη, χρήστες του πίνακα ελέγχου.

Δεδομένο	Πηγή	Γιατί υπάρχει
Αριθμός τηλεφώνου καλούντος	Δίκτυο τηλεφωνίας	Δρομολόγηση κλήσης, ιστορικό, επανάκληση
Μεταγραφή συνομιλίας (κείμενο)	Μηχανή αναγνώρισης ομιλίας	Να λειτουργήσει ο βοηθός και να δεις τι ειπώθηκε
Περίληψη και έκβαση	Γλωσσικό μοντέλο	Γρήγορη εικόνα της κλήσης, στατιστικά
Ώρα, διάρκεια, κατεύθυνση, κόστος	Τηλεφωνικό κέντρο	Χρέωση, αναφορές
Ονοματεπώνυμο και τηλέφωνο σε αίτημα επανάκλησης	Ο ίδιος ο καλών	Να τον καλέσεις πίσω
Στοιχεία επιχείρησης, ωράριο, υπηρεσίες, τιμοκατάλογος	Εσύ, ή δημόσιες πηγές	Να ξέρει ο βοηθός τι απαντά
Έγγραφα που ανεβάζεις (PDF)	Εσύ	Δημιουργία της γνώσης του βοηθού
Email, όνομα, ρόλος χρήστη	Εσύ	Πρόσβαση στον πίνακα ελέγχου
Δεδομένα καταστήματος e-shop, αν το συνδέσεις	Shopify / WooCommerce	Να απαντά ο βοηθός για προϊόντα και παραγγελίες

5. Τι δεν επεξεργαζόμαστε ποτέ

Ηχογραφήσεις κλήσεων	Δεν αποθηκεύουμε αρχείο ήχου, ούτε καν σύνδεσμο προς αρχείο ήχου. Τα σχετικά πεδία αφαιρούνται προγραμματιστικά πριν αποθηκευτεί οτιδήποτε στη βάση μας. Στον πίνακα ελέγχου δεν υπάρχει, και δεν πρόκειται να υπάρξει, αναπαραγωγή ήχου.
Στοιχεία καρτών	Δεν τα βλέπουμε και δεν τα αποθηκεύουμε. Οι πληρωμές γίνονται εξ ολοκλήρου μέσα στο περιβάλλον της Stripe.
Ειδικές κατηγορίες δεδομένων	Η υπηρεσία δεν σχεδιάστηκε για δεδομένα υγείας, πολιτικών πεποιθήσεων, ποινικών διώξεων ή άλλες ειδικές κατηγορίες. Αν η δραστηριότητά σου τα αγγίζει, δες την ενότητα 14.

6. Πού βρίσκονται τα δεδομένα

Σύστημα	Τι κρατά	Τοποθεσία
Βάση δεδομένων της υπηρεσίας	Λογαριασμοί, κλήσεις, μεταγραφές, περιλήψεις, αιτήματα, χρεώσεις	Φρανκφούρτη, Γερμανία (ΕΕ)
Τηλεφωνικό κέντρο	Δρομολόγηση κλήσεων, τεχνικά αρχεία	Φρανκφούρτη, Γερμανία (ΕΕ)
Πίνακας ελέγχου (web)	Δεν αποθηκεύει, εμφανίζει	Δίκτυο διανομής Cloudflare

Η βάση δεδομένων είναι αυτοφιλοξενούμενη σε δικό μας εξυπηρετητή, όχι σε υπηρεσία βάσης δεδομένων τρίτου. Κανένας πάροχος cloud δεν έχει πρόσβαση στο περιεχόμενό της.

7. Υποεπεξεργαστές

Η υπηρεσία στηρίζεται σε τρίτους παρόχους για την τηλεφωνία, τη φωνητική τεχνολογία, τη φιλοξενία, τις πληρωμές και την αποστολή email. Ο ονομαστικός κατάλογος, με τον ρόλο του καθενός, τα δεδομένα στα οποία έχει πρόσβαση και τη χώρα επεξεργασίας, παραδίδεται γραπτώς σε κάθε πελάτη μαζί με τη σύμβαση επεξεργασίας, ή νωρίτερα αν τον ζητήσεις στο hello@lexisai.gr.

Δεν τον δημοσιεύουμε εδώ επειδή η σύνθεση των παρόχων μας αποτελεί εμπορικό απόρρητο. Αυτό δεν περιορίζει κανένα δικαίωμά σου: ως υπεύθυνος επεξεργασίας τον δικαιούσαι, και τον παίρνεις με το που τον ζητήσεις, χωρίς όρους.

Αν προσθέσουμε ή αντικαταστήσουμε υποεπεξεργαστή, ενημερώνονται με email οι πελάτες που έχουν λάβει τον κατάλογο, και μπορείς να αντιταχθείς σε νέα προσθήκη.

8. Διαβιβάσεις εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου

Δεν το κρύβουμε, γιατί έχει σημασία: η φωνητική επεξεργασία σε πραγματικό χρόνο γίνεται από παρόχους με έδρα κυρίως στις ΗΠΑ. Άρα το περιεχόμενο της κλήσης διαβιβάζεται εκτός ΕΟΧ κατά τη διάρκεια της κλήσης. Η αποθήκευση γίνεται στην ΕΕ.

Οι διαβιβάσεις αυτές στηρίζονται στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, τις οποίες οι εν λόγω πάροχοι ενσωματώνουν στις συμβάσεις επεξεργασίας τους. Για το Ηνωμένο Βασίλειο ισχύει απόφαση επάρκειας.

Αν η δραστηριότητά σου δεν επιτρέπει διαβίβαση περιεχομένου εκτός ΕΕ, πες το μας πριν ξεκινήσεις. Είναι θεμιτή απαίτηση και προτιμούμε να το συζητήσουμε παρά να το ανακαλύψεις μετά.

9. Διατήρηση και διαγραφή

Δεν διαγράφουμε τίποτα αυτόματα με το πέρασμα του χρόνου. Δεν υπάρχει κρυφό χρονόμετρο που σβήνει το ιστορικό σου. Ο έλεγχος είναι δικός σου, και ο πίνακας παρακάτω δείχνει ακριβώς τι συμβαίνει σε κάθε ενέργεια:

Ενέργεια	Τι διαγράφεται	Τι παραμένει
Διαγράφεις μία κλήση	Η μεταγραφή της συνομιλίας και ο αριθμός του καλούντος	Η περίληψη, η διάρκεια, η έκβαση, η χρέωση
Διαγράφεις τον λογαριασμό σου	Οι μεταγραφές όλων των κλήσεων, οι αριθμοί καλούντων, τα αιτήματα επανάκλησης, τα έγγραφα που ανέβασες, οι οδηγίες των βοηθών σου	Περιλήψεις και οικονομικά στοιχεία, όπως εξηγείται αμέσως παρακάτω
Πέρασμα του χρόνου	Τίποτα	Τα πάντα, μέχρι να τα διαγράψεις εσύ

Γιατί παραμένουν οι περιλήψεις: τις χρησιμοποιούμε για συγκεντρωτικά στατιστικά της υπηρεσίας, δηλαδή για να καταλαβαίνουμε πώς χρησιμοποιείται ο βοηθός και τι ζητούν οι καλούντες, όχι για να διαβάζουμε μεμονωμένες συνομιλίες. Ο GDPR επιτρέπει ρητά τη διατήρηση για στατιστικούς σκοπούς. Το γράφουμε ανοιχτά αντί να το αποσιωπήσουμε πίσω από τη λέξη «διαγραφή».

Γιατί παραμένουν τα οικονομικά στοιχεία: ποσά, διάρκειες και παραστατικά διατηρούνται όσο επιβάλλει η φορολογική νομοθεσία. Καμία υπηρεσία δεν μπορεί να υποσχεθεί ολική διαγραφή τιμολογίων, και δεν θα σου το υποσχεθούμε ούτε εμείς.

Αν χρειάζεσαι πλήρη και οριστική διαγραφή συγκεκριμένων δεδομένων πέρα από τα παραπάνω, γράψε μας στο hello@lexisai.gr και θα το κάνουμε.

10. Ποιος έχει πρόσβαση

Στην πράξη, τη συνηθέστερη ερώτηση που δεχόμαστε: ποιος βλέπει τις συνομιλίες μου;

Εσύ και οι χρήστες σου	Βλέπετε μόνο το δικό σας κατάστημα. Ο διαχωρισμός επιβάλλεται από τη βάση δεδομένων, όχι από τη διεπαφή.
Τεχνικό προσωπικό Lexis AI	Έχει τεχνική πρόσβαση στην υποδομή, όπως κάθε πάροχος λογισμικού. Η πρόσβαση σε δεδομένα πελάτη γίνεται μόνο όταν απαιτείται για αποκατάσταση βλάβης ή υποστήριξη που έχεις ζητήσει.
Άλλοι πελάτες	Ποτέ, σε καμία περίπτωση.
Υποεπεξεργαστές	Μόνο ό,τι χρειάζεται ο καθένας για τη λειτουργία του, όπως στην ενότητα 7.
Αρχές	Μόνο κατόπιν νόμιμου αιτήματος, και εφόσον επιτρέπεται θα σε ενημερώσουμε.

11. Ασφάλεια

Συγκεκριμένα μέτρα, όχι γενικόλογες διαβεβαιώσεις:

• Κρυπτογράφηση σε κάθε μεταφορά δεδομένων (TLS).
• Απομόνωση δεδομένων ανά πελάτη σε επίπεδο βάσης, ώστε ένα λάθος στη διεπαφή να μην μπορεί να εκθέσει ξένα δεδομένα.
• Τα πιο ευαίσθητα πεδία είναι αναγνώσιμα μόνο από τις υπηρεσίες του συστήματος, ούτε καν από λογαριασμό διαχειριστή μέσω περιηγητή.
• Οι τηλεφωνικές συσκευές συνδέονται αποκλειστικά μέσα από ιδιωτικό κρυπτογραφημένο δίκτυο, όχι από το ανοιχτό διαδίκτυο.
• Κάθε τηλεφωνική γραμμή δέχεται κλήσεις μόνο για τον δικό της αριθμό, ώστε τρίτος να μην μπορεί να στείλει κίνηση στη γραμμή σου.
• Όρια ταυτόχρονων κλήσεων ανά αριθμό, ως φραγή σε κακόβουλη υπερφόρτωση.
• Μηδενική αποθήκευση ήχου, που σημαίνει ότι ακόμη και στη χειρότερη περίπτωση δεν υπάρχει αρχείο φωνής να διαρρεύσει.
• Παρακολούθηση διαθεσιμότητας και ειδοποιήσεις βλαβών σε πραγματικό χρόνο.

12. Περιστατικά ασφάλειας

Αν συμβεί περιστατικό που επηρεάζει τα δεδομένα σου, σε ενημερώνουμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και σε κάθε περίπτωση εντός 72 ωρών από τη στιγμή που θα λάβουμε γνώση, με ό,τι γνωρίζουμε: τι συνέβη, ποια δεδομένα αφορά, τι κάναμε. Ως υπεύθυνος επεξεργασίας, η δική σου γνωστοποίηση προς την Αρχή γίνεται από εσένα, και θα σου δώσουμε κάθε στοιχείο που χρειάζεσαι για αυτήν.

13. Δικαιώματα των υποκειμένων

Αν κάποιος καλών σου ζητήσει πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμό, φορητότητα ή εναντίωση, το αίτημα απευθύνεται σε σένα, γιατί εσύ είσαι ο υπεύθυνος επεξεργασίας. Εμείς σε συνδράμουμε: μπορείς να βρεις την κλήση στον πίνακα ελέγχου, να δεις τι κρατάμε και να τη διαγράψεις. Αν χρειαστείς κάτι που δεν καλύπτει η διεπαφή, το κάνουμε εμείς κατόπιν αιτήματός σου.

Για δεδομένα όπου υπεύθυνος είμαστε εμείς, δηλαδή τον λογαριασμό σου, απευθύνσου στο hello@lexisai.gr. Έχεις επίσης δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (dpa.gr).

14. Οι δικές σου υποχρεώσεις

Ισχύουν και για τις δύο πλευρές. Ως υπεύθυνος επεξεργασίας:

• Ενημερώνεις τους καλούντες ότι η κλήση εξυπηρετείται από ψηφιακό βοηθό και ότι καταγράφεται σε κείμενο. Ο βοηθός μπορεί να το δηλώνει ο ίδιος στην αρχή της κλήσης.
• Έχεις νόμιμη βάση για τις εξερχόμενες κλήσεις σου και σέβεσαι τα μητρώα εξαιρέσεων.
• Δεν ανεβάζεις στα έγγραφα του βοηθού δεδομένα τρίτων που δεν δικαιούσαι να επεξεργάζεσαι.
• Προσέχεις ποιοι χρήστες έχουν πρόσβαση στον λογαριασμό σου.
• Αν η δραστηριότητά σου αφορά ειδικές κατηγορίες δεδομένων ή καλύπτεται από επαγγελματικό απόρρητο, το εξετάζουμε μαζί πριν την έναρξη.

15. Έλεγχοι

Απαντάμε εγγράφως σε εύλογα ερωτήματα για την ασφάλεια και τη συμμόρφωση. Για ελέγχους πέραν αυτού, συνεννοούμαστε σε εύλογο χρόνο και με τρόπο που δεν διακινδυνεύει την ασφάλεια των άλλων πελατών.

16. Λήξη

Με τη λήξη της συνεργασίας ισχύει ο πίνακας της ενότητας 9. Μπορείς να εξάγεις το ιστορικό σου πριν τη διαγραφή. Αν θέλεις κάτι επιπλέον, ζήτησέ το και θα γίνει.

17. Αλλαγές

Κάθε αλλαγή δημοσιεύεται εδώ με νέα ημερομηνία. Για ουσιώδη μεταβολή που σε επηρεάζει, ενημερωνόμαστε με email πριν τεθεί σε ισχύ.

18. Επικοινωνία

Για κάθε θέμα προστασίας δεδομένων, συμπεριλαμβανομένου αιτήματος για υπογεγραμμένο αντίτυπο του παρόντος: hello@lexisai.gr. Τα πλήρη στοιχεία του παρόχου αναγράφονται στο παραστατικό κάθε συναλλαγής.